Ridurre i costi migliorando il prodotto: come ottimizzare la componentistica acquistata

Agire con metodo nell’approvvigionamento dei componenti offre l’occasione non solo di abbattere i costi e spesso sortisce anche un risultato inaspettato: l’innalzamento qualitativo del prodotto finale.

Dall’esperienza di Actiongroup, ci sono ragioni precise, a fronte di una sequenza di azioni implementate nei processi d’acquisto.

Una delle aree che può generare la maggiore efficienza in azienda è rappresentata dall’acquisto della componentistica. Stiamo parlando dei prodotti “a catalogo” - come ad esempio viti, motori elettrici, valvole, adesivi o anche semplicemente pallet - ma anche dei componenti “a disegno”, cioè progettati appositamente.

Si tratta di una tipologia di acquisti che spesso patisce le conseguenze della cosiddetta asimmetria informativa: i fornitori sono certamente specializzati e dispongono di una conoscenza del prodotto molto superiore a quella dell’acquirente, il quale è costretto a limitarsi ad una conoscenza generica, dovendo acquistare voci di spesa completamente differenti.

Tuttavia l’esperienza ci dice che proprio su questi componenti – che possono costituire fino  all’80% di quanto l’azienda spende sul mercato - è possibile non solo generare risparmi significativi, ma addirittura migliorare la qualità e le prestazioni dei prodotti finali da realizzare. 

Come affrontare allora in modo efficace la revisione degli acquisiti di componenti sul mercato? Soprattutto agendo con metodo.

Actiongroup ha messo a punto, in vent’anni di esperienza, un metodo per ridurre i costi migliorando il prodotto basato su tre logiche fondamentali: informazioni, qualità e standard.

È indispensabile gestire al meglio tutte le informazioni di cui disponiamo o a cui possiamo accedere. Tre sono le tipologie di fonti a cui rivolgerci: 

1. I tecnici. Progettisti, coordinatori della produzione o addetti all’assistenza tecnica conoscono certamente bene prodotti, prestazioni e loro utilizzi. 

2. Noi stessi. Possiamo attingere informazioni utili dalla nostra cultura di base, dall’esperienza, dalle informazioni disponibili su Internet, dai segnali del mercato. 

3. I fornitori. Con il loro bagaglio di informazioni  sono volentieri a nostra disposizione per essere interrogati ed ascoltati, permettendoci di validare per confronto le affermazioni che ci sottopongono. 

Ma se disponiamo di così tante fonti, quali informazioni dobbiamo esattamente monitorare? La risposta arriva attraverso una domanda ben più importante: quali variabili determinano le caratteristiche del prodotto che acquistiamo?

Riferendoci agli esempi fin qui riportati, potremmo pensare al materiale e alla filettatura delle viti, alla potenza e tensione per i motori elettrici, alla durezza superficiale di un elemento metallico dopo un trattamento termico, alla dimensione e portata di un pallet.

Ogni prodotto infatti, pur presentando molteplici caratteristiche, ne ha sempre qualcuna - in genere poche - che possono essere considerate critiche o meglio che ne caratterizzano le prestazioni in base all’utilizzo che ne facciamo.

Se siamo in grado di comprendere quali siano le variabili critiche e come misurarle, non sarà difficile individuare il componente più adatto.

 Una volta identificate le poche specifiche a cui guardare con più attenzione, dobbiamo considerare il concetto della qualità percepita (o necessaria).

In tanti possediamo un prezioso set di piatti di porcellana, ma quando si va a fare un picnic preferiamo utilizzare dei semplici monouso di carta. Assolvono la stessa funzione e sono anzi più adatti ad un contesto campestre rispetto a quelli ereditati dalla vecchia zia. 

Non è quindi detto che un prodotto meno caro o meno performante in assoluto, non sia adatto all’utilizzo specifico che ne dobbiamo fare. 

Un altro esempio: se avete voglia di mettere mano al cacciavite, e smontare le pareti della vostra lavatrice, scoprirete - forse con sorpresa - che la parte interna non è verniciata, bensì zincata direttamente sulla lamiera. Un processo molto meno costoso che raggiunge anch’esso l’obiettivo di proteggere dalla ruggine come fa la verniciatura.

Nessuno attribuirà per questo una qualità inferiore alla lavatrice. Tutt’altro: oltre al fatto che la vernice all’interno non ha funzioni estetiche, essa infatti potrebbe rigarsi o scrostarsi, aprendo un varco alla ruggine. Con la zincatura questo non succede.

Come compratori dobbiamo quindi avere la capacità e la voglia di porci le domande giuste, soprattutto quelle relative alle caratteristiche davvero necessarie di ciò che acquistiamo.

Attenzione però a non cadere nell’eccesso opposto: eliminare requisiti - e quindi costi - senza valutarne appieno gli effetti. Anche in questo caso i tecnici, le informazioni di mercato e soprattutto i fornitori possono aiutarci, così come può farlo la ricerca empirica sul campo, le prove estese sia in laboratorio, sia su serie pilota.

Una nota a parte riguarda le informazioni relative alle capacità standard produttive ed operative dei fornitori.

Spesso, ragionando con loro, si possono comprendere i processi e scegliere soluzioni equivalenti ad altre, ma che permettano di gestire con più efficienza la produzione: costi più bassi, maggiore stabilità nel tempo e tanti altri vantaggi che si riverserebbero sulla nostra produzione.

Su questo punto inciampano spesso gli enti pubblici: pretendono soluzioni personalizzate che, essendo tali, comportano un costo superiore e un vantaggio talvolta non oggettivabile o percepibile.

Chiudiamo con due suggerimenti di puro buon senso.

Il primo: nel cercare di quantificare il beneficio in termini complessivi, calcoliamo il risparmio per l’azienda su base annua. Questo parametro, anche se valutato con approssimazione, permette di priorizzare la scelta dei componenti su cui ragionare.

Il secondo: monitorare almeno per un anno gli effetti delle singole azioni intraprese, sia per verificare l’effettivo risparmio, sia per scongiurare il rischio di derive - produttive o in esercizio - che per qualche motivo siano state sottovalutate.

Famoso è il caso di una grande azienda che ha introdotto la carta riciclata per le proprie fotocopie. Ne scelse una tipologia di qualità così bassa che generava polvere nei dispositivi di stampa, facendo schizzare alle stelle i costi di manutenzione.

In quel caso sarebbe forse bastato un confronto con i fornitori degli apparecchi oppure non basare la scelta unicamente sul prezzo.

Questo processo viene definito di miglioramento continuo: si tratta di un’attività non indispensabile né vincolata da altre ragioni se non la riduzione del rapporto tra qualità e costo del prodotto.

La funzione acquisti dispone di tutte le leve necessarie per gestire il processo e considerare i risultati nella distribuzione del budget, fungendo da coordinatore delle altre aree aziendali. Ecco perchè, oltre ad un significativo risparmio economico, si ottiene anche un miglioramento del prodotto stesso. 

Per scegliere e pianificare su quali componenti eseguire le analisi, suggeriamo la lettura dell’articolo Carotatura: scegliere le voci su cui intervenire.

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