Costi di trasporto: come risparmiare senza ridurre il livello del servizio

La domanda che riceviamo più spesso dai nostri clienti è: come possiamo ridurre l’incidenza dei costi di trasporto senza pregiudicare il servizio?

Che si parli del trasporto di sofisticati prodotti meccatronici o di barre in acciaio, di bottiglie di spumante o latte di vernice, di prodotti per l’imballaggio o materie prime sfuse, di componenti che temono la corrosione o l’umidità, l’incidenza della movimentazione è per tutti una questione significativa.

 Tutti riferiscono di avere dei fornitori storici fidelizzati, ma da cui spesso non ricevono proposte migliorative. Per cui legittimamente si chiedono: stiamo gestendo al meglio la nostra spesa? In un mercato sempre più competitivo, organizzare al meglio la distribuzione delle merci può rappresentare un vantaggio sulla concorrenza?

Pochi dubbi sono più reali di quelli dei supervisori delle catene logistiche. 

Molto spesso proprio nelle movimentazioni della merce si nascondono potenzialità insperate di risparmio economico e miglioramento del servizio.

Com’è possibile ciò? Semplicemente - si fa per dire - facendosi guidare dai dati. Sarà così possibile definire le proprie effettive necessità e stimare la migliore soluzione di mercato. 

In Actiongroup ne abbiamo avuto più volte conferma: con la nostra metodologia di analisi abbiamo generato negli anni diversi milioni di euro di risparmio, nonché clienti e fornitori soddisfatti e fidelizzati.

 Come detto, e come sempre, ogni attività finalizzata al risparmio deve partire dalla misura precisa e analitica del punto di partenza. Già nel 1800 Lord William Thomson Kelvin, fisico e ingegnere britannico, affermava: “Non si può migliorare ciò che non si può misurare”.

Il mondo dei trasporti presenta alcune insidie che ostacolano la pur elementare operazione. Due in particolare:

• tariffe articolate
• voci di spesa aggregate

Le tariffe pagate comprendono, oltre al costo del trasporto vero e proprio (definito “nolo”), una serie di costi supplementari, spese burocratiche accessorie e, quando coinvolte, i costi delle dogane. Risulta così complicato disporre di dati confrontabili e valutare l’influenza dei singoli fattori. 

La seconda insidia dipende da un controllo logistico che spesso considera come unica voce di spesa ciò che in realtà è la somma di diverse attività specifiche eseguite da soggetti specializzati. Andrebbero misurate e gestiti in modo separato: corrieri, trasporto a carico completo, trasporto cargo via mare, quello aereo, la distribuzione locale, quella nazionale e quella internazionale, solo per fare alcuni esempi

Il punto d’inizio per ridurre i costi di trasporto in azienda è classificare in modo analitico la spesa storica.

Poiché spesso i dati sono molti, il primo consiglio è iniziare con il classificare l’utilizzo che facciamo dei fornitori principali in modo da poter assegnare a ciascuna tipologia di trasporto un valore.

Un’ulteriore complicazione sta nel fatto che difficilmente dalle fatture è possibile ricavare tutte le informazioni necessarie quali, ad esempio: il peso trasportato, la tratta, i tempi di resa, le responsabilità di carico e scarico, le modalità di imballo, i documenti necessari.

Il secondo suggerimento è analizzare un numero limitato di viaggi. Consigliamo tre o quattro mesi di storia recente. I dati vanno poi proiettati su base annuale, magari apportando opportune correzioni rispetto all’andamento del mercato. Diventerà così più agevole integrare i dati contabili con quelli delle bolle, dei contratti, dei listini e realizzare così un modello stimato, ma affidabile delle necessità.

A questo punto è opportuno valutare l’effettiva idoneità dei trasportatori che abbiamo scelto storicamente per gestire il nostro traffico: è necessario verificare che le aziende presentino le caratteristiche fondamentali necessarie per gestire la tipologia di trasporto che gli abbiamo affidato.

Ad esempio il vettore a cui ci appoggiamo da e per l’estero dovrebbe avere una base operativa nel Paese interessato oppure un forte accordo di partnership con un operatore locale. Oppure disporre della tipologia di mezzi che il cliente richiede, offrendo sul territorio una struttura logistica idonea in termini di contenitori, autisti, magazzini, software gestionali e quant’altro si valutato determinante.

Molte imprese - abbiamo notato - sottovalutano il valore di questa analisi, un processo che tuttavia si rivela essenziale per ottenere il massimo dai fornitori già attivi e suggerirne la sostituzione con altri più idonei.

Suggeriamo di pianificare la negoziazione economia coinvolgendo più fornitori alternativi, quelli valutati idonei per la singola tipologia di traffico. Sarà opportuno fornire loro i dati storici aggregati delle necessità aziendali: la trasparenza, secondo la nostra esperienza sul campo, è uno dei fattori che più aiuta a rafforzare la relazione.

Ottimizzare i costi non implica necessariamente l’assegnazione ad un unico soggetto di un’intera tratta. Anzi, proprio in base alle offerte ricevute, si potrà disegnare una mappa ottimale che divida il nostro traffico non solo in funzione della tipologia di trasporto, ma anche del miglior mix che i fornitori possono supportare. Eviteremo così sia di incappare nelle criticità di un rapporto monopolistico, sia di disperdere l’impegno di acquisto in una miriade infinita di fornitori non motivati.

Dall’analisi e la negoziazione sarà possibile:

• generare una serie di scenari che prevedano un mix di assegnazioni;
• privilegiare il rapporto con i fornitori già conosciuti e il loro livello di servizio, integrando la loro offerta ad altre proposte;
• beneficiare della miglior qualità di innovazioni logistica e operativa proposta.

L’approccio data driven (cioè guidato dai dati) presenta il grosso vantaggio di essere oggettivo, gestito con trasparenza e correttezza. Garantisce inoltre le migliori condizioni di mercato: anche i fornitori attivi riconosceranno come tali e sarà facile trovare con loro un accordo, poiché comprenderanno l’opportunità di fidelizzare il cliente e ridurre la possibile concorrenza.

Qualora fosse necessario inserire nuovi fornitori, sarà opportuno testarli per un periodo ed un volume di merci limitati. All’inizio saranno inevitabili eventuali disservizi, ma dovrà essere garantita la gestione delle istanze e il raggiungimento degli obiettivi.

La nostra esperienza ci dice che fornitori che effettuano la stessa tipologia di trasporto garantiscono la stessa soddisfazione al cliente in termini di presa e consegna: un corriere non consegna in modo differenziato i pacchi in funzione della tariffa pattuita; un autista, quando ha saturato un mezzo, non parte per la destinazione senza indugi.

Andrà però valutata l’organizzazione del fornitore cosicché si possa comparare operatività simili: l’insoddisfazione è spesso figlia di assegnazioni non adeguate o aspettative non verificate.

Concludiamo con due ultimi consigli operativi.

Il primo, che vale per qualsiasi voce di spesa, ma per i trasporti è particolarmente importante: verificare nel tempo l’effettiva consuntivazione del risparmio ipotizzato.

Troppe sono le variabili esterne ed interne che possono rosicchiare una parte del saving ipotizzato. Una classificazione dei dati, seguendo lo stesso schema utilizzato nella prima parte del progetto, permette di valutare gli scostamenti e indirizzare le necessarie azioni correttive.

L’ultimo suggerimento: oggettivare le condizioni attraverso contratti scritti.

La normativa prevede che chi spedisce sia responsabile di eventuali danni o violazioni delle norme amministrative, stradali, civilistiche compiute dal proprio vettore. È perciò necessario codificare il rapporto con il trasportatore definendo chiaramente le responsabilità e le richieste che gli si fanno interni, soprattutto per la sicurezza sul lavoro. Inoltre una chiara codifica delle condizioni operative permette di risolvere un’altra delle circostanze che spesso incontriamo: l’indisponibilità in azienda dei costi di servizi e assegnazioni dei trasporti - spesso sono gestite, a livello operativo, dai responsabili di magazzino - impedisce agli enti di controllo di codificare in tempi brevi e con efficacia.

Tutto semplice, dunque? Non proprio: risparmiare sui trasporti il giusto ammontare è un’operazione tra le più complesse ed articolate. Vi sono una moltitudine di variabili in gioco, procedure consolidate e rischi potenziali insiti in qualsiasi processo di cambiamento.

Ma certamente il trasporto è una voce che, se affrontata e riorganizzata, consente uno tra i migliori margini operativi migliorando nel contempo il servizio.

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